所谓单证交易，就是用一套单证文件来代表货物，交易以这套单证为对象，谁拿到了这套单证，谁就是货物的主人。
整个外贸流程，其中有好几个关键环节，其中一个关键的就是外贸单证。所谓单证交易，就是用一套单证文件来代表货物，交易以这套单证为对象，谁拿到了这套单证，谁就是货物的主人。
这套单证通常包括几个核心文件：
1、提单(即提货单Bill of loading，缩写为B/L) 。
2、发票(Invoice).与普通发票的概念不同，外贸中的“发票”指的是自己制作的列明该货物名称、数量和价格的一份署名文件。
3、装箱单(Packing List).自己制作的列明该批货物体积重量及包装情况的一份署名文件。
4、其他说明货物情况的文件，如证明货物品质的检验证书，证明产地的产地证书等。
全套单证中，以提单最为重要，因为它是货物的所有权证明，是具备国际公认的法律效力的物权证明。发票和装箱单可以自己缮制，其他检验证书，产地证书等等则根据货物的特性和买家的要求，由相应的国家机构如进出口商品检验检疫局等，或双方认可的组织机构如民间检验公司，货运公司等出具。
从某种意义上来说，外贸操作员经手买卖的不是一堆堆的物品，而是一叠纸片。因此一个外贸业务员完成一笔交易，而自始至终没有见过货物的模样，一点也不奇怪。
他只需谨慎处理好那叠纸片即可。我们不难设想，因为贸易多数时候是凭单据而不是实物交易，因此即使货物本身完美无缺，而单证有瑕疵：比如数据上的错误缺少一份相关证明文件等，则很可能导致交易失败。
反过来，即使货物有问题，而单证齐全，仍可以初期顺利交易。当然，这带来了一些风险，比如伪造单证进行欺诈，不过欺诈本身在世界各国都是犯罪行为，自有相应的追究措施。
总之，单据在外贸中的作用是决定性的。建立起“外贸实际上就是买卖一套单据”的概念，对于理解国际贸易中很多特殊的、专业性的操作非常必要。
