外贸单证是外贸交易中不可或缺的重要环节，熟练掌握外贸单证的流程，才有助于保障外贸交易的安全、顺利进行。本文将介绍外贸单证的完整流程以及5个风险防范建议，希望对正在做外贸行业的朋友能够有所帮助。
外贸单证流程
1.客户询盘：一般在客户下Purchase Order (一般简称为PO)之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2.报价：业务部及时回复客人询盘，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，制作成正式报价单Quotation给客户。报价单需要用你司抬头以及注明客户信息，也别忘了注明报价的有效期。因为汇率和原料价格的波动，报价可能视情况进行调整，因此注明报价有效期为以后调价做好铺垫。
3.接收订单：经过洽谈，客户确认报价后会发送订购单Purchase Order给业务员，并要求业务员制作形式发票Proforma Invoice(一般简称为PI)。业务员制作完PI，发给客户确认。
4.准备生产订单：得到客人的订单确认后，开始准备给工厂下单。
5.业务审批：按照一般的公司流程，业务部收到订单后，制成订单明细，连同客户订单复印件一起交由管理人员审批后再交给部门跟单员跟进，没有跟单员的公司，业务员自行跟进。
6.下达生产通知
业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，然后业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
7.验货
7.1：在交货期前一周，要通知验货员验货。
7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本文件。根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件(一般由业务跟单员制作，交给单证员)。
9.商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓
10.1.如果给客户的报价是基于FOB条款，通常客人会指定货代。尽早与货代联系，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING ORDER，简称SO)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较选择价格优惠信誉好船期合适的船公司，并通告给客人。如客人不同意要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。
11.安排拖柜
11.1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司提供以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。没有长期合作的拖车公司也可让货代安排货运事宜并在向货代支付本地费时一并支付提货相关费用即可。
